ORIENTADORIA
CONCEITO
É o órgão descentralizado dos trabalhos da Coordenadoria Distrital das Entidades de Senhoras de Rotarianos (CDESR) responsável pela representação da Coordenadoria, orientando as Associações, sem interferir nos trabalhos da Entidade.
Enquanto a Coordenadoria é o elo destinado a estimular as atividades desenvolvidas pelas ESR, propiciando oportunidades para o desenvolvimento e crescimento do companheirismo e o estreitamento dos laços de amizade entre as Associações; a Orientadoria é o seu órgão auxiliar que trata diretamente com as Entidades.
ATRIBUIÇÕES DA ORIENTADORIA EM RELAÇÃO À COORDENADORIA DISTRITAL
- Incentivar e orientar, em conjunto com a Coordenadora, as Entidades de Senhoras de Rotarianos.
- Repassar informações das ESR para Coordenadora Distrital.
- Repassar informações da Coordenadora Distrital às ESR.
- Manter atualizado os dados cadastrais das Entidades de seu setor.
- Orientar sobre documentações.
- Informar sobre o pagamento da per capita.
- Incentivar a participação em Projetos Distritais e Nacionais.
- Orientar sobre a confecção de Relatórios.
- Incentivar a participação para concorrer ao Troféu Coordenadoria Ivany Paiva Gatti.
- Incentivar a participação para concorrer ao Troféu Rosa de Prata.
- Incentivar a participação em conferências, assembleias, EDA e ENA.
- Realizar o Encontro de Setor.
- Divulgar os trabalhos e ações de seu setor nas mais diversas mídias.
- Ser um amparo às Associadas, quando contatada.
Iniciando os trabalhos da Orientadoria:
- Participar da Capacitação e Treinamentos das Orientadoras de Setor.
- Participar das reuniões, Assembleias e Conferências convocadas pela Coordenadoria Distrital.
- Elaborar o Plano de Ação e enviar cópia para a CD.
- Receber da CDESR numerários para as despesas referentes ao desempenho da função.
- Receber da Orientadora da gestão anterior a Pasta com informações das Entidades do Setor.
- Atualizar os dados das Entidades do Setor.
- Enviar correspondência às Entidades apresentando-se e colocando-se à disposição para visitas e orientações.
- Enviar correspondência cumprimentando as Presidentes empossadas.
- Repassar às Entidades, através de correspondências ou e-mail, as orientações quanto a ficha cadastral, anuidade (per capita), Troféu Coordenadoria Ivany Paiva Gatti, Troféu Rosa de Prata, premiações, entre outras.
- Agendar as visitas para as Entidades do Setor.
Desenvolvendo a função:
- Orientar e acompanhar as ASR/CA quanto à documentação oficial da Entidade.
- Mostrar a importância das ASR/CA fazerem parte dos Conselhos Municipais.
- Orientar as ASR/CA quanto à necessidade de formar novas lideranças tanto junto a ASR/CA quanto junto a Coordenadoria Distrital, incentivando a aceitação de cargos e organizando dinâmicas para descobrir Companheiras com potencial.
- Instruir as ASR/CA a fortalecerem suas Entidades e expandir o número de Associadas, tanto dentro da Família Rotária como na comunidade, pessoas com espirito associativo e perfil condizente com as finalidades da ASR/CA.
- Mostrar a importância da divulgação dos Projetos da Entidade nos meios de comunicação e nas mídias de publicidade, demonstrando que a imagem pública confere visibilidade e confiabilidade.
- Destacar a importância e a necessidade da participação das companheiras no Encontro Distrital da Amizade, nos Encontros Setoriais, Distritais e Nacionais.
- Instruir as ASR/CA na busca de parceria com os Clubes de Rotary e família Rotária, bem como com outras entidades locais, fortalecendo assim, os laços de amizade, companheirismo, solidariedade e ajuda mútua.
- Motivar as ASR/CA sobre a importância da participação ativa no desenvolvimento dos Projetos da CNESR, Troféu Rosa de Prata, Projetos Educação, Meio Ambiente, nos Projetos da CDESR, nos Projetos em suas comunidades, bem como em parcerias nos Projetos do Rotary Club.
- Enviar as correspondências e/ou e-mails com cópia para a Coordenadora Distrital, para um melhor fluxo de troca de informações e experiências.
- Manter atualizada as Pastas de Documentos das Entidades do Setor (contendo as informações enviadas pelas ASR).
- Enviar mensagens nas datas comemorativas.
- Informar a CD sobre as atividades desenvolvidas pelas Entidades.
- Enviar correspondências com informações do Encontro Distrital da Amizade (EDA) e das premiações da gestão.
Organizando o Encontro de Setor:
- Escolher e convidar a Entidade para ser a sede do Encontro de Setor.
- Organizar o Encontro de Setor de acordo com as deliberações da reunião da Diretoria Executiva.
- Divulgar o Encontro de Setor.
- Enviar o programa do Encontro de Setor para as Entidades.
- Convidar todos os membros da Diretoria Executiva e do Colegiado Distrital.
- Orientar a Associação anfitriã de Encontro de Setor, que deverá convidar as Entidades e demais autoridades da CDESR.
- Preparar relatório, após o Encontro de Setor e enviar para as Entidades e demais autoridades da CDESR.
Encerrando a gestão:
- Indicar a Entidade do Setor para concorrer ao Troféu Coordenadoria Ivany Paiva Gatti.
- Solicitar às Entidades do Setor, o nome e endereço da Presidente da próxima gestão.
- Auxiliar a CD na organização do EDA.
- Enviar programa e convite/convocação para o EDA.
- Prestar contas, apresentando balancete das despesas realizadas para o desenvolvimento dos trabalhos.
- Indicar companheira do Setor, com condições de substituí-la, para ocupar o cargo de Orientadora na próxima gestão.
- Encerrar as atividades despedindo-se e informando o nome e endereço da nova Orientadora.
